Om ontvankelijk te zijn, moeten de naam en het adres van de indiener vermeld zijn op de klacht. De klacht moet duidelijk zijn, en betrekking hebben op een gemeentelijke aangelegenheid. Behandeling van klachten die geregeld zijn door een wet, decreet, koninklijk besluit of besluit van de Vlaamse regering vallen buiten het toepassingsgebied van dit reglement.
De gemeentesecretaris wordt aangeduid als aanspreekpunt voor de klachtenbehandeling.