Archiefdocumenten raadplegen

De gemeente heeft een plaats voorzien in het ACC waar een bezoeker in alle rust en onder toezicht van een archiefverantwoordelijke de stukken uit het gemeentearchief kan raadplegen. Voor de persoonlijke spullen van de bezoeker wordt een opbergruimte aan de balie voorzien.

Indien de fysieke toestand van een archiefstuk raadpleging niet toelaat (wegens gevaar voor verdere beschadiging), dan wordt dit archiefstuk aan de plicht van openbaarheid onttrokken. Indien mogelijk, wordt een vervangingskopie voorzien (meestal digitaal).

Goede afspraken maken goede vrienden: als de archiefverantwoordelijk op voorhand contact heeft gehad met de bezoeker over de reden van zijn/haar bezoek, dan is het makkelijk en tijdbesparend om hem/haar van dienst te zijn bij het effectief bezoek.

De archiefverantwoordelijke weet welke archiefstukken aan de bezoeker ter beschikking worden gesteld en in welke toestand die zich bevinden.

Voorwaarden

Archieven ouder dan 30 jaar zijn openbaar en mogen zonder beperking geraadpleegd worden. Er zijn echter uitzonderingen:

Voor archieven jonger dan 30 jaar geldt het decreet op de openbaarheid van bestuur van 26 maart 2004.

Particuliere bescheiden worden ter inzage gegeven volgens de beschikkingen van de overeenkomst van de bewaargeving of van de schenking. Ontbreekt een overeenkomst, dan wordt het archiefbestand openbaar gemaakt na toestemming van het gemeentebestuur.

Wat als een bezoeker een archiefstuk wil kopiëren, fotograferen of de informatie eruit wil gebruiken?

Het maken van fotokopieën wordt besproken met de archiefverantwoordelijke. Aan de hand van de openbaarheid van stukken, de staat waarin de archiefstukken verkeren en de eventuele auteursrechten die op de stukken berusten, wordt het fotokopiëren al dan niet toegestaan. Indien de staat het niet toelaat om te fotokopiëren dan mogen er wel foto’s worden gemaakt.

Het fotograferen van archief is enkel toegelaten na overleg met en toestemming van de archiefverantwoordelijke. Ook bij het fotograferen moet rekening worden gehouden met de openbaarheid en het auteursrecht op de betreffende stukken. Bij het fotograferen van archief mag geen flits of bijkomende belichting worden gebruikt.

Indien registers van de Burgerlijke Stand en de bevolking digitaal ter beschikking staan, kan de bezoeker hieruit akten digitaal kopiëren of uitprinten.

Zowel het fotokopiëren als het fotograferen, geldt enkel voor individuele stukken, maar niet voor archiefbestanden in hun geheel. Bij het fotograferen van grote hoeveelheden verbindt de bezoeker zich ertoe:

  1. de beelden enkel aan te wenden voor eigen gebruik;
  2. de beelden niet ter beschikking te stellen van derden;
  3. de digitale beelden ter beschikking te stellen indien de gemeente daarom vraagt.

Het is de gemeente toegestaan een vergoeding te vragen voor reproducties. De prijs voor kopieën is vastgesteld in het retributiereglement Bevolk. 01 - Gemeentelijke retributie op het opzoeken, het samenstellen en het afleveren van administratieve stukken en inlichtingen.

Indien de bezoeker de informatie uit het gemeentearchief voor wetenschappelijke doeleinden wil gebruiken, dient er te allen tijden een correcte bronvermelding te voorzien. De bezoeker ontslaat de gemeente hieromtrent van alle verantwoordelijkheid.

De bezoeker verbindt er zich toe het resultaat van zijn (wetenschappelijk) onderzoek (boek, scriptie, proefschrift, artikel, … waarvoor hij het archief heeft geraadpleegd, te bezorgen aan de gemeente. Het exemplaar is bestemd voor de lokale bibliotheek.

De raadpleger verbindt er zich tevens toe bij elk verder gebruik of reproductie van informatie uit het gemeentelijk archief de auteurswet na te leven en de auteursrechten in acht te nemen. De raadpleger ontslaat het gemeentebestuur van elke aansprakelijkheid hieromtrent.

Procedure

Bij een bezoek dient de bezoeker een registratieformulier in te vullen. Het registratieformulier dient ter identificatie van de bezoeker. De informatie hieruit wordt verzameld in overeenstemming met de privacywetgeving en dus nooit aan derden doorgespeeld.

De bezoeker legt zijn/haar identiteitskaart of een ander officieel document voor en ontvangt bij een eerste bezoek het bezoekersreglement dat indien nodig toegelicht wordt. Door de ondertekening van het registratieformulier verklaart de bezoeker zich akkoord met bezoekersreglement.

De bezoeker registreert zich in een bezoekersregister en schrijft zich bij het einde van zijn raadpleging opnieuw uit.

Bij de volgende bezoeken volstaat het in- en uitschrijven in het bezoekersregister.

De bezoeker dient zich aan te melden bij het gemeentesecretariaat.

Bij een bezoek maakt de archiefverantwoordelijke de bezoeker wegwijs.

  • De archiefverantwoordelijke laat de bezoeker het registratieformulier invullen en ondertekenen. Voor de identificatie van de bezoeker controleert de archiefverantwoordelijke de identiteitskaart of een ander officieel document van de bezoeker.
  • De bezoeker krijgt bij het eerste bezoek het bezoekersreglement overhandigd en de archiefverantwoordelijke licht dit reglement toe indien nodig. De ondertekening van het registratieformulier geldt als kennisgeving en navolging van het bezoekersreglement.
  • De archiefverantwoordelijke laat de bezoeker zich registreren in het bezoekersregister.

Bij herhaaldelijk bezoek zorgt de archiefverantwoordelijke ervoor dat de bezoeker zich registreert in het bezoekersregister en peilt ook steeds naar de onderzoeksdoeleinden van de bezoeker.

Wanneer de bezoeker voor andere onderzoeksdoeleinden gemeentearchief komt raadplegen, wordt het registratieformulier aangepast. Op die manier wordt er van iedere bezoeker een onderzoeksgeschiedenis bijgehouden.

De archiefverantwoordelijke zorgt ervoor dat de bezoeker zich uitschrijft uit het bezoekersregister.

Na het bezoek, doet de archiefverantwoordelijke een steekproef op de geraadpleegde stukken (is alles er nog, is er geen schade, …) en bergt de geraadpleegde stukken ook opnieuw op.

Bedrag

Het archief is, na inschrijving in het register, gratis toegankelijk.

Uitzonderingen

Volgende stukken zijn niet openbaar toegankelijk en pas vrij raadpleegbaar na een wettelijk vastgelegde periode:

  • dossiers van persoonlijke aard jonger dan 100 jaar;
  • registers van burgerlijke stand jonger dan 100 jaar;
  • bevolkings- en vreemdelingenregisters jonger dan 120 jaar;
  • kiezerslijsten jonger dan 100 jaar;
  • personeelsdossiers jonger dan 100 jaar;
  • processen-verbaal en politiedossiers inzake opsporingen jonger dan 100 jaar;
  • gemeentelijk strafregister jonger dan 100 jaar.

De verjaringstermijn van 30 jaar wordt verlengd tot 50 jaar voor de archiefbescheiden die informatie bevatten over de belangen die vermeld worden in het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur:

  • de veiligheid van de bevolking;
  • de fundamentele rechten en vrijheden van de bestuurden;
  • de federale internationale betrekkingen van België;
  • de openbare orde, de veiligheid of de verdediging van het land;
  • de opsporing of vervolging van strafbare feiten;
  • een federaal economisch of financieel belang, de munt of het openbaar krediet;
  • het uit de aard van de zaak vertrouwelijk karakter van de ondernemings- en fabricagegegevens die aan de overheid zijn meegedeeld;
  • de geheimhouding van de identiteit van de persoon die het document of de inlichting vertrouwelijk aan de administratieve overheid heeft meegedeeld ter aangifte van een strafbaar of strafbaar geacht feit.

De algemeen directeur kan op advies van de archiefverantwoordelijke een aanvraag voor het raadplegen van archiefdocumenten in het kader van wetenschappelijk onderzoek weigeren indien:

  1. de documenten onderhevig zijn aan geheimhoudingsbepalingen
  2. de documenten informatie bevatten die door derden vrijwillig is verstrekt en uitdrukkelijk als vertrouwelijk is bestempeld
  3. de documenten vertrouwelijke commerciële en industriële informatie bevatten, die om een gelegitimeerd economisch belang te vrijwaren beschermd wordt
  4. de documenten op contractuele basis werden verworven en waarvan de tijdelijke geheimhouding werd gestipuleerd

De weigering van de aanvraag wordt gemotiveerd door de archiefverantwoordelijke.

Bij weigering van een aanvraag kan de aanvrager een beroep aantekenen conform het decreet openbaarheid van bestuur en dit bij de beroepscommissie openbaarheid van bestuur.

Deze beroepsprocedure geldt evenwel niet betreffende het verkrijgen van informatie uit de bevolkingsregisters en uit het vreemdelingenregister of uit de registers van de burgerlijke stand.

Wat meebrengen

  • identiteitskaart of een ander legitimatiedocument

Meer info

Het raadplegen van archiefdocumenten gebeurt in stilte.

Jassen, tassen en andere persoonlijke bezittingen worden achtergelaten op het secretariaat. 

Eten en drinken zijn tijdens de raadpleging en in de nabijheid van de archiefdocumenten niet toegelaten.

Zaken die het archiefmateriaal kunnen beschadigen, mogen niet meegenomen worden of binnen handbereik zijn tijdens de raadpleging.

Wat een bezoeker tijdens de raadpleging wel bij zich mag hebben, is een potlood en losse bladen, een laptop (zonder tas) en een fototoestel (mits toestemming).

Archiefstukken worden met de grootst mogelijke zorg behandeld en in hun oorspronkelijk staat behouden.

  • De orde van archiefstukken wordt nooit gewijzigd.
  • Materiële verbindingen tussen archiefstukken mogen onder geen beding verbroken worden.
  • Op de documenten mogen geen aantekeningen gemaakt worden.
  • De bezoeker hanteert de stukken enkel met propere handen. Het gebruik van (katoenen) handschoenen kan opgelegd worden.
  • Documenten worden niet gekreukt, op de grond gelegd of gebruikt als schrijfsteun of onderlegger.
  • Na raadpleging worden de documenten weer zorgvuldig verpakt.

De archiefverantwoordelijke kan bij niet naleving terechtwijzen en de raadpleging opschorten indien hij/zij het gedrag van de bezoeker in strijd acht met het bezoekersreglement. Bij eventuele schade toegebracht aan een archiefstuk, zijn verpakking, het meubilair of een uitrusting, is de bezoeker verplicht de schade te vergoeden. Het gemeentebestuur bepaalt de grootte van de schadevergoeding. Bij een poging tot diefstal wordt steeds de politie op de hoogte gebracht.

Indien de bezoeker schade (scheuren, schimmel, knaagsporen, waterschade, …) ontdekt aan de door hem geraadpleegde stukken, dan brengt hij de archiefverantwoordelijke hiervan op de hoogte. Hetzelfde geldt voor stukken die verkeerd geordend zitten.

Deel deze pagina

maandag 7 januari 2019