Klokkenluiders zijn personen die in het kader van een werkrelatie inbreuken vaststellen en die inbreuken melden. Alle inbreuken op wetgeving en regelgeving die in Vlaanderen van toepassing zijn, kunnen het voorwerp uitmaken van een klokkenluidersmelding. Het gaat dan om een handeling of nalatigheid die onrechtmatig is, of het doel of de toepassing van regelgeving ondermijnt.
De procedures en systemen die gebruikt worden om meldingen te ontvangen en op te volgen, moeten de nodige garanties bieden inzake de vertrouwelijkheid, anonimiteit en kwaliteit van de behandeling. Er bestaat bovendien een verbod op represailles ter vergelding voor een melding of openbaarmaking. Denk bijvoorbeeld aan represailles in het kader van negatieve beoordelingen of ontslag, maar ook bij verandering van taken, financiële sancties of reputatieschade. De bescherming tegen represailles is onbeperkt in tijd.
Wie kan hiervan gebruikmaken?
Voor het lokaal bestuur Buggenhout zijn het enkel de eigen personeelsleden en de onthaalouders (sui generis) van de gemeente en het OCMW Buggenhout die een melding kunnen maken bij de algemeen directeur.
Externen die een werkrelatie hebben met de gemeente of het OCMW, zoals bijvoorbeeld consultants, leveranciers, sollicitanten, … kunnen alleen een melding maken bij het bevoegde externe meldkanaal (zie verder externe melding bij Audit Vlaanderen).
Burgers kunnen de klachtenprocedure volgen, waarbij een klacht kan gaan over een handeling of de werking van een overheidsinstantie.
Procedure
U kan een melding van een inbreuk schriftelijk (via mail of via brief), telefonisch of fysiek richten aan de algemeen directeur.
Schriftelijke melding via brief
U stuurt de brief naar het volgend postadres en vermeldt ook duidelijk op de omslag dat de brief vertrouwelijk is, door het woord ‘vertrouwelijk’ zichtbaar te noteren:
lokaal bestuur Buggenhout
algemeen directeur
Nieuwstraat 2
9255 Buggenhout
De brief wordt door het onthaal niet geopend (dus evenmin ingescand), maar wordt op een beveiligde manier rechtstreeks aan de algemeen directeur bezorgd.
Telefonische melding
U kan ook een telefonische melding doen. Als u ermee instemt, kan er een verslag opgemaakt worden ter bewaring van dit gesprek. U krijgt dan de kans om dit verslag te controleren, te corrigeren en voor akkoord te ondertekenen.
Fysieke ontmoeting
U hebt het recht om binnen een redelijke termijn een afspraak te krijgen voor een fysieke ontmoeting om de informatie van uw melding te bespreken. Als u ermee instemt, kan er een verslag opgemaakt worden. U krijgt dan de kans om dit verslag te controleren, te corrigeren en voor akkoord te ondertekenen.
Externe melding bij de Audit Vlaanderen
Heeft u al een interne melding gedaan? Of meent u dat de inbreuk bij een interne melding niet doeltreffend behandeld kan worden of dat er een risico op represailles bestaat? Dan kunt u ook (anoniem) een melding maken bij Audit Vlaanderen.
- Per post: Audit Vlaanderen Havenlaan 88 - bus 24 1000 Brussel
- Per e-mail: melding.audit@vlaanderen.be
- Telefonisch: 02 553 45 55
Audit Vlaanderen kan beslissen om uw melding niet in behandeling te nemen als:
- de inbreuk van geringe betekenis is
- de melding betrekking heeft op feiten die in een eerdere melding van u als melder al zijn behandeld en de nieuwe melding geen nieuwe informatie van betekenis bevat.
Wat gebeurt er als de melding aan een verkeerde persoon of de verkeerde instantie wordt richt?
Uw melding wordt zo snel mogelijk op een veilige manier doorgestuurd naar het bevoegde personeelslid. De onbevoegde persoon of instantie brengt u hiervan onmiddellijk op de hoogte.
Als Audit Vlaanderen vaststelt dat het niet bevoegd is om de melding te onderzoeken, neemt ze opnieuw contact op om toestemming te vragen om de melding te mogen doorsturen naar de bevoegde organisatie of dienst voor verder onderzoek.
Verdere afhandeling van de melding
Wat kan u verwachten nadat de melding intern of extern werd ingediend?
Ontvangstmelding
U ontvangt binnen de zeven dagen na de dag van uw melding een ontvangstmelding, tenzij:
- uw melding al binnen die termijn werd afgehandeld. Dan krijg u meteen meer informatie over uw melding.
- u zich uitdrukkelijk verzet hebt tegen het krijgen van een ontvangstmelding.
- het krijgen van een ontvangstmelding de bescherming van uw identiteit in gevaar brengt.
Meer informatie over uw melding
Binnen de drie maanden na de dag waarop de algemeen directeur de ontvangstmelding heeft verstuurd, krijg u informatie over wat er met uw melding gebeurde.
U komt te weten welke maatregelen er genomen zijn of zullen genomen worden naar aanleiding van uw melding. U krijgt ook de redenen voor die maatregelen te horen. Vanzelfsprekend mag de algemeen directeur u geen informatie bezorgen die het interne onderzoek of de rechten van de betrokken persoon of personen schaadt.