Het lokaal bestuur vindt het belangrijk dat initiatieven van derden gesteund worden wanneer er een return verwacht wordt voor de Buggenhoutse bevolking. Dit reglement moet de objectieve behandeling van aanvragen waarborgen.
De kandidaten van een project kunnen zijn:
- alle erkende sport- en socio-culturele verenigingen die activiteiten ontwikkelen binnen de gemeente Buggenhout;
- samenwerkingsverbanden van bovenvermelde verenigingen.
Volgende projecten komen niet in aanmerking:
- projecten die door overheidsbesturen worden georganiseerd;
- projecten die door politieke partijen worden georganiseerd.
De regeling van de structurele ondersteuning van evenementen en organisaties die meer dan 3 maal op 7 jaar georganiseerd worden, vallen buiten het bestek van onderhavig reglement.
Voorwaarden
- de aanvrager moet een door de gemeente erkende Buggenhoutse vereniging zijn;
- het initiatief heeft plaats op het grondgebied van Buggenhout;
- het initiatief staat - al dan niet tegen betaling - open voor de gehele bevolking en dient niet hoofdzakelijk tot ledenwerving;
- een initiatief dat niet tot de gewone werking van de vereniging behoort en binnen een tijdspanne van 7 jaar maximaal 3 maal georganiseerd wordt;
- het initiatief heeft niet als primaire doelstelling het maken van winst;
- het gaat om een initiatief waarbij een eigen inbreng door de initiatiefnemers wordt voorzien (personeelsinzet, financiële middelen, materiële ondersteuning, ed.);
- het initiatief ontvangt geen andere subsidies van de gemeente Buggenhout voor deze specifieke activiteiten;
- de initiatiefnemer aanvaardt dat de gemeente de activiteiten en de boekhouding van het initiatief kan controleren;
- er wordt duidelijk leesbaar vermeld dat het project met steun van de gemeente Buggenhout gebeurt. Dit door gebruik van het logo van de gemeente en de vermelding ‘met steun van de gemeente Buggenhout’ in alle gedrukte en digitale publicaties.
Het voldoen aan de voorwaarden bepaald in dit reglement geeft geen automatisch recht op een projectsubsidie zoals bepaald in dit reglement. De uiteindelijke beslissing over de toekenning van de projectsubsidie (zowel het bedrag) berust bij het college van burgemeester en schepenen.
Procedure
Binnen de kredieten, voorzien in het meerjarenplan van het lokaal bestuur Buggenhout, kunnen subsidies worden toegekend aan initiatieven van bijzondere waarde of aard. Het meerjarenplan voorziet jaarlijks een bedrag van 4.000 euro dat pro rata verdeeld zal worden tussen de aanvaarde projecten. Het maximum te verkrijgen bedrag per aanvraag is 1000 euro en kan nooit meer zijn dan 50% van de bewezen onkosten.
Projectsubsidies kunnen jaarlijks aangevraagd worden. De aanvraag voor de subsidies moet gebeuren ten laatste 31 oktober van het jaar voorafgaand aan het kalenderjaar waarin het project wordt georganiseerd.
Het ingevulde aanvraagformulier tot het bekomen van een projectsubsidie dient volgende gegevens te bevatten:
- identificatiegegevens van de aanvragers: naam organisatie, bestuur of verantwoordelijken, adresgegevens, e-mailadres, GSM-nummer
- een beschrijving van het evenement met een motivering van de uitzonderlijke aard of waarde;
- praktische gegevens: waar en wanneer, toegangsprijs, geplande promotie, doelgroep, medeorganisator(en);
- een gedetailleerde raming van de te verwachten uitgaven en inkomsten van het te organiseren evenement (inclusief eventuele sponsoring);
- een mededeling van het rekeningnummer waarop de projectsubsidie moet worden gestort.
Dit kan gebeuren via het daarvoor bestemde aanvraagformulier dat ter beschikking wordt gesteld op de gemeentelijke website. Dit formulier wordt ingediend bij de vrijetijdsdienst via mail naar vrijetijd@buggenhout.be.
De beoordeling van het ingediende dossier gebeurt door een subsidiecommissie die als volgt is samengesteld:
- minimum vier deskundigen uit de sport- en cultuursector;
- raadsleden kunnen niet zetelen in de subsidiecommissie;
- de voorzitter en commissieleden worden aangesteld door het college van burgemeester en schepenen maximaal voor een periode van zes jaar.
De commissie geeft advies waarna het college van burgemeester en schepenen beslist. De raadsleden van de gemeenteraad kunnen de vergaderingen van de subsidiecommissie bijwonen zonder stemrecht
Het college van burgemeester en schepenen beslist over de toekenning en de bedragen van de subsidies op basis van het advies van de subsidiecommissie. De beslissing van het college wordt voor 31 december van het aanvraagjaar meegedeeld aan de kandidaten.
Binnen 2 maanden na de activiteit moeten alle bewijsstukken omtrent inkomsten en uitgaven ingediend worden bij het college van burgemeester en schepenen. Na deze termijn vervalt het recht op subsidie. De subsidie wordt uitbetaald op de bankrekening vermeld op het aanvraagformulier van zodra het volledige dossier is goedgekeurd.
Bewijsstukken die worden opgevraagd:
- financieel verslag (inkomsten en uitgaven);
- facturen;
- promotionele bewijsstukken.
De aanvrager kan geen rechten putten uit het overschrijden van deze termijnen.
Als het initiatief waarvoor de subsidie werd aangevraagd niet kan plaatsvinden of indien er wijzigingen zijn opgetreden in de oorspronkelijke gegevens op de aanvraag, dan deelt de initiatiefnemer dit onmiddellijk mee aan de subsidiecommissie.
Bij het niet naleven van de bepaling van dit reglement kan het college van burgemeester en schepenen overgaan tot gehele of gedeeltelijke terugvordering van de subsidie, evenals de toekenning van nieuwe subsidies opschorten.
Bedrag
De uiteindelijke beslissing over de hoogte van het bedrag berust bij het college van burgemeester en schepenen.
Regelgeving
Het gemeenteraadsbesluit van 27 april 2023 houdende Buggenhoutse projectsubsidies.